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Comprar e lançar nota de fornecedor

Use este guia para entender o fluxo completo de uma nota de fornecedor, desde a importação ou cadastro da nota até os efeitos em estoque, contas a pagar e contábilidade.

Este guia não trata de emissão de NF-e. Ele cobre o processo de entrada/compra.

Entenda antes de usar

Uma nota de fornecedor representa uma entrada na empresa. Dependendo da configuração, ela pode movimentar estoque, criar uma conta a pagar, gerar lançamento contábil e alimentar relatórios de compras, financeiro e contábilidade.

Por isso, lançar uma nota não é apenas registrar o XML. Antes do lançamento, o Syrion ERP precisa saber qual fornecedor emitiu, quais produtos internos correspondem aos itens do XML, para qual local o estoque vai, quais contas contábeis serão usadas e quais parcelas serão pagas.

Exemplo simples

A empresa compra 10 unidades de um produto por R$ 500,00. Ao lançar a nota, o sistema pode aumentar o saldo do produto no estoque, criar uma conta a pagar de R$ 500,00 para o fornecedor e gerar lançamentos contábeis conforme os parâmetros.

Impacto no Syrion ERP

  • Estoque: entrada dos itens no local informado.
  • Financeiro: criação de conta a pagar e posterior baixa do pagamento.
  • Contábilidade: lançamentos automáticos, quando configurados.
  • Relatórios: compra, estoque, contas a pagar, DRE e livro diário.

Antes de começar

Confirme:

  • Empresa ativa correta.
  • Fornecedor cadastrado.
  • Produtos cadastrados ou prontos para vínculo.
  • Locais de armazenagem criados.
  • Plano de contas e parâmetros revisados.
  • Conta corrente pronta para pagamento futuro.
  • Certificado e XML disponíveis quando a entrada vier de XML.

Caminho recomendado

Etapa Guia detalhado
Preparar cadastros Cadastros iniciais
Importar XML Importação XML e certificado digital
Concluir nota Concluir nota importada por XML
Conferir efeitos Conferir efeitos da nota importada
Pagar conta Pagar conta a pagar
Conferir relatórios Conferir compra, pagamento e estorno nos relatórios

Fluxo completo

XML ou nota de fornecedor
  -> Nota fiscal de compra
  -> Vínculo de produtos e locais
  -> Lançamento da nota
  -> Movimento de estoque
  -> Conta a pagar
  -> Lançamento contábil
  -> Pagamento
  -> Movimentacao financeira
  -> Baixa contábil

1. Conferir fornecedor

Antes de importar ou lançar a nota:

  • Confira CNPJ/CPF.
  • Confira razão social e nome.
  • Confira endereço.
  • Confira conta contábil, quando usada.
  • Confira se o cadastro está ativo.

Se o XML não localizar o fornecedor, revise o documento do emitente.

2. Conferir produtos

Cada item da nota precisa estár vinculado a um produto ou serviço.

Confira:

  • Produto correto.
  • Unidade de medida.
  • Grupo de produto.
  • Dados fiscais essenciais.
  • Conta de estoque ou consumo, quando aplicável.
  • Local de armazenagem.

Quando um produto não existir, cadastre antes de concluir a nota.

3. Conferir valores e parcelas

Antes de lançar:

  • Compare total dos produtos.
  • Compare valor total da nota.
  • Confira vencimentos.
  • Confira forma de cobrança.
  • Confira número do documento.
  • Confira se as parcelas representam o acordo com o fornecedor.

4. Lançar a nota

Ao lançar a nota, o Syrion ERP pode gerar:

  • Movimentos de entrada no estoque.
  • Conta a pagar.
  • Lançamento contábil.
  • Vínculos com fornecedor, empresa, produto e local.

Se houver erro, leia a mensagem. Ela normalmente aponta produto, local, conta contábil, centro de custo, parâmetro ou documento duplicado.

5. Conferir efeitos

Depois de lançar:

  1. Confira se a nota mudou para status lançado.
  2. Confira movimentos de estoque.
  3. Confira conta a pagar gerada.
  4. Confira lançamento contábil.
  5. Confira relatórios operacionais.

Use Conferir efeitos da nota importada.

6. Pagar a conta

Quando chegar o vencimento:

  • Abra a conta a pagar.
  • Informe conta corrente.
  • Informe data de pagamento.
  • Informe juros, multa ou desconto quando houver.
  • Confira conta contábil dos ajustes.
  • Registre a baixa.

Use Pagar conta a pagar.

Erros comuns

Mensagem ou situação Causa provavel Onde corrigir
XML não importa XML incompleto, empresa divergente ou fornecedor não localizado. XML, empresa ativa e cadastro do fornecedor.
Nota já consta no sistema Mesma nota, série, fornecedor e empresa já cadastrados. Localize a nota existente.
Produto não vinculado Item do XML não possui produto correspondente. Cadastro de produto ou vínculo do item.
Local não informado Item movimenta estoque, mas não possui local. Informe local de armazenagem.
Conta contábil ausente Produto, grupo ou parâmetro não possui conta necessária. Produto, grupo, plano de contas ou parâmetros.
Centro de custo obrigatório Conta usada exige centro de custo. Informe centro de custo válido.

Checklist

Antes de encerrar o fluxo:

  • Nota lançada.
  • Estoque conferido.
  • Conta a pagar gerada.
  • Lançamento contábil conferido.
  • Pagamento registrado quando aplicável.
  • Relatórios conferidos.