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Importação XML e certificado digital

Use este guia para preparar a empresa para operações fiscais no Syrion ERP e importar XML de NF-e recebida para uma nota fiscal de compra.

Este fluxo é usado principalmente pela equipe fiscal, compras ou administração quando a empresa recebé uma NF-e de fornecedor e precisa transformar o XML em lançamento de entrada.

Entenda antes de usar

O certificado digital A1 permite que a empresa se identifique nas rotinas fiscais, como consulta de documentos, distribuição de NF-e e envio de eventos. Já o XML é o arquivo fiscal oficial da nota. Ele traz os dados emitidos pelo fornecedor, mas ainda precisa ser conferido e vinculado aos cadastros internos do Syrion ERP.

Exemplo simples

Um fornecedor emite uma NF-e contra sua empresa. Com certificado e distribuição fiscal configurados, o Syrion ERP consulta esse documento, baixa o XML e permite transformá-lo em nota fiscal de compra.

Impacto no Syrion ERP

  • Fiscal: consulta documentos emitidos contra a empresa.
  • Compras: transforma XML em nota de entrada.
  • Estoque: permite vincular itens a produtos e locais.
  • Financeiro e contabilidade: pode gerar conta a pagar e lançamentos depois do lançamento da nota.

Antes de começar

Confirme estes pontos:

  • Empresa correta cadastrada no Syrion ERP.
  • CNPJ da empresa igual ao destinatário do XML.
  • Inscrição estádual cadastrada, quando aplicável.
  • Fornecedor cadastrado com o mesmo CNPJ/CPF do emitente do XML.
  • Certificado digital A1 válido, em arquivo .pfx ou .p12.
  • Senhá correta do certificado.
  • Ambiente fiscal correto: homologação para testes e produção para operação real.
  • Produtos, unidades, locais de armazenagem, contas contábeis e centros de custo revisados. Se o produto ainda não existir, veja Cadastrar produto ou servico. Se o local ainda não existir, veja Cadastrar local de armazenagem.

Produção fiscal

Em ambiente de produção, ações fiscais podem gerar efeitos reais. Valide certificado, ambiente, empresa e documentos antes de transmitir ou manifestár.

Configurar empresa e certificado

Aba fiscal da empresa

  1. Acesse Administrativo > Empresas.
  2. Selecione a empresa.
  3. Clique em Alterar.
  4. Abra a aba Fiscal.
  5. Confira os badges da integração fiscal:
  6. Empresa sincronizada indica que os dados da empresa foram enviados ao servico fiscal.
  7. Certificado sincronizado indica que o certificado salvo foi enviado.
  8. Pronta para NF-e indica que empresa, certificado e emissão de NF-e estão habilitados.
  9. Marque Habilitar emissão de NF-e quando a empresa estiver autorizada a emitir.
  10. Selecione o Ambiente fiscal da empresa.
  11. Salve o cadastro quando alterar certificado, senhá ou ambiente.

Use Sincronizar dados fiscais para reenviar os dados cadastrais da empresa. Use Enviar/Atualizar Certificado depois qué o arquivo e a senhá já estiverem salvos.

Enviar certificado A1

Metadados do certificado digital

  1. Na aba Fiscal, informe a Senhá do Certificado.
  2. Selecioné o arquivo em Arquivo do Certificado (.pfx / .p12).
  3. Salve o cadastro.
  4. Reabra a empresa ou permaneca na aba fiscal para conferir os campos preenchidos.
  5. Verifique:
  6. Arquivo vinculado.
  7. Validade.
  8. CNPJ do certificado.
  9. Razão social do certificado.
  10. Titular.
  11. Emitido por.
  12. Número de série.
  13. Clique em Enviar/Atualizar Certificado para sincronizar com o servico fiscal.

Senhá do certificado

A senhá é usada para validar e enviar o certificado, mas não deve ser compartilhada por mensagens ou anexos. Depois de salva, ela não fica visível na tela.

Consultar XML recebido

Distribuição de NF-e

  1. Acesse Compras > Distribuição de NF-e.
  2. Selecione a empresa.
  3. Defina o período de emissão, quando necessário.
  4. Clique em Baixar Distribuições para consultar documentos disponíveis.
  5. Localize a nota recebida.
  6. Confira:
  7. Número e série.
  8. Chave de acesso.
  9. Emitente.
  10. Valor total.
  11. Manifestáção.
  12. Situação do XML.
  13. Se a nota já foi importada.

Se a tela mostrar apenas resumo, pode ser necessário manifestár o documento e depois clicar em Buscar XML completo.

Importar XML para nota de compra

Importação do XML para nota de compra

  1. Na tela Distribuição de NF-e, selecione uma única distribuição com XML completo.
  2. Clique em Importar XML.
  3. Aguarde o formulário Lançamento de Nota Fiscal de Compra.
  4. Confira os campos importados:
  5. Número e série.
  6. Chave de acesso.
  7. Datas de emissão e entrada.
  8. Tipo de entrada.
  9. Emitente.
  10. Destinatario.
  11. Inscrição estádual.
  12. Itens, quantidades, unidades e valores.
  13. Observacoes e informações complementares.
  14. Informe os campos que ainda dependem da operação interna, como vencimento, ano exercício, produto, local de estoque, conta contábil ou centro de custo.

O XML preenche a base da nota, mas o usuário ainda precisa conferir o destino do item antes de salvar e lançar.

Depois de abrir o XML, siga o guia Concluir nota importada por XML para validar produto, local, salvamento e lançamento da conta a pagar.

Atribuir item para estoque

Atribuir item importado para estoque

  1. Na tabela Mercadorias / Servicos, selecione o item importado.
  2. Clique em Atribuir para Estoque.
  3. Escolhá o Local de Armazenagem.
  4. Confirme.
  5. Abra o item em Alterar, quando precisar vincular um produto cadastrado ou revisar impostos.

Use Consumo Direto quando a compra não deve entrar em estoque. Nesse caso, informe conta contábil e centro de custo conforme a regra da empresa.

Salvar e lançar a nota

Depois da conferência:

  1. Preenchá os campos obrigatórios restántes.
  2. Salve a nota fiscal de compra.
  3. Revise a nota salva na listagem de compras.
  4. Execute Lancar somente quando os dados estiverem corretos.

Ao lançar, o sistema pode gerar entrada de estoque, conta a pagar e lançamentos contábeis. Depois disso, algumas alterações exigem estorno.

Veja o passo a passo detalhado em Concluir nota importada por XML.

Bloqueios comuns

Destinatario não identificado

O CNPJ/CPF do destinatário no XML não foi encontrado como empresa no Syrion ERP. Confira se o XML pertencé a empresa correta e se o CNPJ da empresa está cadastrado corretamente.

Fornecedor não cadastrado

O emitente do XML não foi encontrado nos fornecedores. Cadastre o fornecedor ou corrija o CNPJ/CPF do cadastro existente antes de concluir a importação.

Endereço do fornecedor diferente

O XML trouxe endereço diferente do cadastro atual. Revise se o cadastro precisa ser atualizado ou se o XML pertence a outro fornecedor.

Unidade não cadastrada

A unidade do XML não existe no cadastro de unidades. Cadastre ou vinculé uma unidade equivalente antes de concluir o item.

XML completo indisponível

Quando a distribuição possui apenas resumo, use manifestáção e Buscar XML completo. Nem todo documento permite importação imediata.

Como conferir se deu certo

Depois da importação e lançamento, confira:

  • Nota fiscal de compra aparece em Compras > Notas Fiscais de Compra.
  • Status da nota mudou conforme a ação executada.
  • Itens aparecem com produto, unidade, quantidade e valor corretos.
  • Estoque foi movimentado quando a finalidade for estoque.
  • Conta a pagar foi gerada quando a configuração da nota exigir.
  • Lançamento contábil foi gerado quando a regra contábil estiver habilitada.

Em caso de divergência, não continue lancando documentos em sequência. Corrija cadastro, natureza fiscal, produto, conta ou permissão antes de repetir o fluxo.